Насколько законны документы, подписанные факсимильной подписью?
В законодательстве Российской Федерации нет определения понятия «факсимиле». Значение слова можно найти в толковом словаре: факсимиле – максимально точное воспроизведение рукописного текста при помощи печати или фотографии.
Факсимиле регламентируется только Гражданским кодексом. Документы можно подтверждать такой подписью, только если это не противоречит кодексу и по соглашению сторон.
По приказу МВД от 2007 года факсимильная подпись может изготавливаться руководителем или его заместителем и применяться к документам, которые не подразумевают материального значения.
Чтобы подписывать факсимильной подписью договоры по соглашению сторон, сначала нужно подписать собственноручно соглашение об использовании факсимиле. Только в этом случае, при возникновении споров, факсимильная подпись будет считаться оригинальной.
В большинстве случаев заказ и проставление факсимильного штампа не допускается на доверенностях и других платежных документах. Но нигде нет четкой информации о том, для каких документов можно использовать такую подпись. Это объяснимо, так как любое соглашение является финансовым, в какой-то степени, для обеих сторон.
Органам налоговой службы запрещено использовать факсимильную подпись во время совершения их непосредственных обязанностей, об этом заявлено в письме МНС РФ от 01.04.2004.
Заказать факсимиле в данное время не сложно – эту услугу предлагают в любой компании. Простому человеку не понять необходимость этой печати, да она и не нужна. Но руководителю компании, которая имеет большое количество документации, такая печать просто необходима. Но не каждый сотрудник имеет право использовать такой штамп.
Основная проблема в этом вопросе – это законодательство Российской Федерации. Заказать и купить факсимиле не составит особого труда, но можно ли использовать такую печать, в законах не описано. По сути, факсимиле можно использовать на свой страх и риск. И только на тех документах, подписание которых не влечет материальной ответственности для человека, проставившего подпись. В общем, такой штамп можно использовать только на поздравительных и информационных письмах, отправляемых большому количеству адресатов.
На предприятии, которое использует такой штамп, должен быть документ, где может использоваться факсимиле и каким конкретным лицом. Также необходимо заранее обговорить и письменно зафиксировать условия, при которых будет уничтожен этот штамп. Данную инструкцию обязательно нужно ввести отдельным приказом.